Agendis 22 est le logiciel de planification utilisé par le SDIS des Côtes-d’Armor pour organiser les gardes, les formations et la répartition des ressources. Pour les formateurs du service, cet outil centralise la gestion des sessions, l’affectation des salles et le suivi des participants dans une interface accessible depuis un navigateur ou l’application mobile Agendis Mobile.
Authentification renforcée sur Agendis 22 : ce qui change pour l’accès formateur
Avant de parler de planification, un prérequis technique conditionne l’usage quotidien d’Agendis 22 par les formateurs. Depuis les recommandations 2023-2024 de l’ANSSI, les SDIS qui ouvrent leur logiciel de planning aux connexions extérieures doivent mettre en place une authentification multifacteur (MFA).
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Concrètement, se connecter à Agendis 22 depuis l’extérieur du réseau du SDIS (en déplacement, en centre de formation distant, depuis un smartphone) ne fonctionne plus avec un simple couple identifiant/mot de passe. Un second facteur est exigé : code temporaire, notification sur l’application mobile ou validation par un dispositif dédié.
Cette contrainte a un impact direct sur le travail du formateur. Consulter un planning de session entre deux interventions, valider une liste de présence depuis le terrain ou modifier une réservation de salle depuis un site extérieur suppose d’avoir configuré ce second facteur en amont. Les formateurs qui n’ont pas activé la MFA sur leur compte se retrouvent bloqués dès qu’ils quittent le réseau interne.
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Planifier une session de formation dans Agendis 22
Une session de formation dans Agendis repose sur trois éléments liés : un créneau horaire, un formateur affecté et un groupe de participants. Le logiciel vérifie automatiquement les conflits entre ces trois dimensions.
Créer et paramétrer un créneau
La création d’une session passe par le module planning. Le formateur (ou l’administrateur formation) sélectionne une date, une plage horaire et le type de formation concerné. Le système bloque la validation si le formateur est déjà affecté à une autre activité sur le même créneau, qu’il s’agisse d’une garde, d’une astreinte ou d’une autre session.
Ce contrôle de cohérence évite les doubles affectations, un problème récurrent quand la planification repose sur des tableaux manuels ou des échanges par courriel.
Inscrire les participants
Les agents inscrits à une session sont rattachés au créneau depuis la base de données du SDIS. Le formateur visualise la liste des participants, leur centre de rattachement et leur disponibilité. Si un agent est déjà mobilisé (garde, congé, autre formation), Agendis signale le conflit avant validation.
Ce point mérite attention : les données manipulées (identité des agents, temps de travail, absences) sont des données RH sensibles au sens du RGPD. Les SDIS qui utilisent Agendis pour planifier des formations impliquant un suivi nominatif des présences doivent réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD), conformément aux exigences de la CNIL pour les traitements de données de personnel à grande échelle.
Réservation de salles et gestion des ressources matérielles
La planification d’une session ne se limite pas aux personnes. Il faut aussi réserver un lieu adapté et, le cas échéant, du matériel pédagogique spécifique.
Agendis 22 intègre un module de réservation de salles qui fonctionne sur le même principe anti-conflit que l’affectation des formateurs. Quand un créneau est créé, le formateur associe une salle disponible parmi celles référencées dans le système. Toute salle déjà réservée sur la plage horaire disparaît des options proposées, ce qui élimine le risque de double réservation.
Pour les formations nécessitant du matériel particulier (mannequins de secourisme, équipements techniques, vidéoprojecteurs), le même mécanisme s’applique si ces ressources ont été enregistrées dans le référentiel. La granularité dépend de la configuration propre au SDIS 22 : certains centres référencent chaque équipement individuellement, d’autres gèrent des lots.
- Salle de formation : associée au créneau avec vérification automatique de disponibilité et de capacité d’accueil
- Matériel pédagogique : réservable par session si enregistré dans le référentiel du SDIS
- Véhicules ou espaces extérieurs : gérés de la même manière pour les formations pratiques sur site
Agendis Mobile : consulter et modifier les plannings en mobilité
L’application Agendis Mobile, disponible sur iOS et Android (éditée par Astillia), permet aux formateurs d’accéder à leur planning depuis un smartphone. L’intérêt principal pour un formateur itinérant : visualiser les sessions à venir, vérifier l’affectation d’une salle ou consulter la liste des participants sans repasser par un poste fixe.
Les fonctions accessibles en mobilité dépendent des droits attribués par l’administrateur du SDIS. Un formateur peut généralement consulter ses propres créneaux et ceux de son unité, mais la modification d’une session ou l’ajout d’un participant nécessite souvent des droits élevés réservés aux responsables formation.
La contrainte MFA mentionnée plus haut s’applique aussi à l’application mobile. Chaque connexion depuis un réseau extérieur exige le second facteur d’authentification, ce qui rallonge la procédure de quelques secondes mais protège les données agents.
Conformité RGPD des plannings de formation Agendis
Un planning de formation dans Agendis 22 agrège plusieurs catégories de données personnelles : nom et prénom des agents, centre de rattachement, grade, disponibilités, historique de présence aux sessions. Ce croisement entre données d’identification et données de temps de travail place le traitement dans la catégorie des traitements à risque selon les critères de la CNIL.
L’analyse d’impact (AIPD) doit documenter plusieurs éléments :
- La finalité du traitement (suivi des obligations de formation, planification opérationnelle)
- Les catégories de données collectées et leur durée de conservation
- Les mesures de sécurité techniques (chiffrement, MFA, journalisation des accès)
- Les droits d’accès, de rectification et de suppression des agents concernés
Cette obligation n’est pas propre à Agendis : elle s’applique à tout logiciel de planning manipulant des données RH nominatives à l’échelle d’un établissement public. Le SDIS 22, en tant que responsable de traitement, doit pouvoir produire cette analyse en cas de contrôle.
La combinaison d’un accès distant sécurisé par MFA, d’un contrôle automatisé des conflits de planning et d’une conformité RGPD documentée fait d’Agendis 22 un outil structurant pour les formateurs du SDIS. Le point de vigilance reste la configuration initiale : droits d’accès, référencement des salles et du matériel, activation du second facteur d’authentification. Un Agendis mal configuré génère autant de friction qu’un tableur partagé.
